Penerapan Manajemen Pengelolaan Museum

Oleh: Adi Tri Pramono

A. Pendahuluan

1. Definisi, Tugas dan Fungsi Museum

Saat ini museum telah dimanfaatkan sebagai media informal yang mampu mendampingi lembaga pendidikan formal seperti sekolah maupun universitas dalam upaya memberikan informasi seputar sejarah peradaban. Seiring dengan itu, masyarakat luas juga telah menyadari peran penting museum, yakni tidak sekadar merupakan tempat kesenangan, tetapi juga untuk kepentingan studi dan penelitian dari dinamika sosial. Oleh karena itu, peran-peran tersebut perlahan telah memposisikan fungsi museum yang terbuka akan kepentingan dan kemajuan masyarakat (Anonim, 1989-90:1).

Museum, dalam kaitannya dengan warisan budaya adalah sebuah lembaga tempat penyimpanan, perawatan, pengamanan dan pemanfaatan benda-benda bukti material hasil budaya manusia serta alam dan lingkungannya guna menunjang upaya perlindungan dan pelestarian kekayaan budaya bangsa. Definsi tersebut terdapat dalam Pasal 1. (1). PP. No. 19 Tahun 1995 (Anonim, 1996-97:21). Sementara itu, dalam kaitannya dengan dunia pendidikan, museum merupakan lembaga yang bertugas mengadakan, melengkapi dan mengembangkan tersedianya obyek penelitian ilmiah bagi siapapun yang membutuhkan. Selain itu, museum bertugas menyediakan sarana untuk kegiatan penelitian tersebut bagi siapa pun, dan melaksanakan kegiatan penelitian itu sendiri dan menyebarluaskan hasil penelitian tersebut untuk pengembangan ilmu pengetahuan umumnya.

Definisi dan fungsi lain dari museum juga bisa merujuk hasil konferensi ke-11 (11th General Assembley) International Council of Museum (ICOM) yang diselenggarakan pada tanggal 14 Juni 1974 di Denmark (Anonim, 1996-97:10-11). Dalam konferensi tersebut dikemukakan 9 fungsi museum, yakni (Anonim, 1991:13):

• pengumpulan dan pengamanan warisan alam dan budaya
• dokumentasi dan penelitian ilmiah
• konservasi dan preservasi
• penyebaran dan pemerataan ilmu untuk umum
• pengenalan dan penghayatan kesenian
• pengenalan kebudayaan antardaerah dan antarbangsa
• visualisasi warisan alam dan budaya
• cermin pertumbuhan peradaban umat manusia
• Pembangkit rasa takwa dan bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa

2. Struktur Organisasi Museum

Salah satu faktor yang mendukung keberhasilan pengelolaan museum adalah faktor organisasi. Setiap museum sebaiknya mempunyai struktur organisasi yang mencerminkan tugas dan fungsi museum. Adapun struktur organisasi yang umum dimiliki oleh sebuah museum antara lain adalah berikut ini Muhammad Amir Sutaarga, 1965: 25).

• Kepala atau direktur museum yang bertugas memimpin pelaksanaan tugas dan fungsi museum.
• Kepala bagian tata usaha museum yang bertugas memimpin penyelenggaraan urusan tata usaha, urusan rumah tangga dan ketertiban museum.
• Kepala bagian kuratorial yang bertugas memimpin penyelenggaraan pengumpulan, penelitian dan pembinaan koleksi.
• Kepala bagian konservasi dan preparasi yang bertugas memimpin penyelenggaraan konservasi, restorasi dan reproduksi koleksi serta preparasi tata pameran.
• Kepala bagian bimbingan dan publikasi yang bertugas memimpin penyelenggaraan kegiatan bimbingan dengan metode dan sistem edukatif kultural dalam rangka menanamkan daya apresiasi dan penghayatan nilai warisan budaya dan ilmu pengetahuan serta menyelenggarakan publikasi tentang koleksi museum.
• Kepala bagian registrasi dan dokumentasi yang memimpin penyelenggaraan registrasi dan dokumentasi seluruh koleksi
• Perpustakaan yang menyelenggarakan layanan perpustakaan dan menyimpan hasil penelitian dan penerbitan museum.

B. Manajemen Pengelolaan Museum

1. Manajemen Pengadaan Koleksi

Pengadaan merupakan suatu kegiatan pengumpulan (collecting) berbagai benda yang akan dijadikan koleksi museum, baik berupa benda asli (realia) ataupun tidak asli (replika). Pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan cara, antara lain hibah (hadiah atau sumbangan), titipan, pinjaman, tukar-menukar dengan museum lain, hasil temuan (dari hasil survei, ekskavasi, atau sitaan) dan imbalan jasa (pembelian dari hasil penemuan atau warisan) (Arifin Pramono, 1989-90:15-20). Museum, dalam proses pengadaan, sebaiknya memiliki peraturan yang menyangkut kebijaksanaan pengadaan koleksi dan juga pengelolaan lanjutannya, seperti penempatan, pengamanan, perlindungan dan penyediaan tempat.

Pengadaan koleksi memiliki 2 tujuan pokok, yaitu:

• penyelamatan warisan sejarah alam dan sejarah budaya
• sebagai bahan penyebarluasan informasi mengenai kekayaan warisan sejarah alam dan sejarah budaya dengan melalui pameran museum baik pameran tetap maupun temporer.

Sebelum dilakukan pengadaan koleksi, objek yang akan dijadikan koleksi museum terlebih dahulu diseleksi dan diproses melalui suatu sistem penilaian dan aturan tertentu, yang dituangkan dalam kebijaksanaan pengadaan koleksi. Pengadaan koleksi harus bersifat sistematis dan aktif. Oleh karena itu museum tidak hanya menyusun kebijaksanaan pengadaan tanpa melakukan tindakan apapun, melainkan harus aktif dalam menyusun program pengadaan koleksi. Pengadaan koleksi ini sebaiknya tidak bersifat ambisius dan berlebihan melainkan harus disesuaikan dengan jumlah anggaran yang dimiliki oleh museum.

Pengadaan koleksi seringkali merupakan inisiatif manajer museum sehingga sering mengabaikan hal-hal penting seperti dokumentasi dan penataan. Manajer museum yang baik harus dapat menyusun program pengadaan koleksi yang merupakan implementasi dari kebijakan pengadaan formal. Penyusunan program pengadaan koleksi harus bersifat realistik pengelola museum harus mempertimbangkan jumlah tenaga (staf) dan dana yang tersedia (Pramono, 1995: 35). 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan pengadaan koleksi, antara lain (Pramono, 1995: 30-35):

• objek yang akan diadakan harus konsisten dengan koleksi yang menjadi tujuan (visi dan misi) museum
• sesuai dengan kebutuhan pemilikan koleksi di museum. Peraturan kebijakan pengadaan koleksi tentang tata kelola objek harus dilanjutkan dengan tata kelola dengan diadakan penempatan, pengamanan, perlindungan dan penyediaan tempat
• penyelamatan suatu benda. Sebagai contoh, suatu objek yang langka kemungkinan akan hilang jika pengelola museum tidak segera menjadikannya sebagai koleksi museum
• bila ada penawaran objek untuk dijual, harus dapat dibandingkan dengan objek yang diperoleh dari hibah atau warisan
• objek harus sesuai dengan kemampuan museum dalam melakukan perawatan
• objek dapat digunakan sebagai koleksi pada masa yang akan datang
• dalam menentukan kebijakan pengadaan koleksi perlu mempertimbangkan. 

Pertimbangan yang perlu diambil dalam pengadaan koleksi ini adalah prinsip dan persyaratan sebuah benda agar menjadi koleksi yang meliputi:

• Kepemilikan nilai sejarah dan nilai ilmiah (termasuk nilai estetika).
• Dapat diidentifikasikan mengenai bentuk, tipe, gaya, fungsi, makna, asal secara historis dan geografis, genus (untuk biologis), atau periodenya (dalam geologi, khususnya untuk benda alam); Harus dapat dijadikan dokumen, dalam arti sebagai bukti kenyataan dan eksistensinya bagi penelitian ilmiah.
• Pertimbangan skala prioritas, yaitu penilaian untuk benda-benda yang bersifat masterpiece, merupakan benda yang terbaik mutunya
• Unik. Benda yang diadakan diharapkan merupakan benda-benda yang memiliki ciri khas tertentu bila dibandingkan dengan benda-benda yang sejenis
• Hampir punah. Benda yang akan diadakan merupakan benda yang sulit ditemukan karena dalam jangka waktu yang sudah terlalu lama tidak dibuat lagi.
• Langka. Benda yang akan diadakan merupakan benda-benda yang sulit ditemukan karena tidak dibuat lagi atau karena jumlah hasil pembuatannya hanya sedikit.

Objek museum yang baru diperoleh sebaiknya dicatat terlebih dahulu dalam buku register oleh seorang registrar. Setelah itu, dengan disertai keterangan yang lengkap, objek tersebut dikirim ke laboratorium untuk diperiksa. Dari laboratorium atau tim pengadaan, benda tersebut lantas dibawa kembali ke bagian registrasi. Objek yang disetujui sebagai koleksi museum ditempatkan sementara di gudang atau di tempat lain dengan disesuaikan menurut jenis koleksi, sembari menunggu giliran dikirim ke laboratorium kembali atau ke bagian restorasi jika benda itu rusak. Namun, jika benda itu dalam kondisi baik, maka dapat diserahkan kepada kurator. Kebijakan pengadaan koleksi melalui hibah atau wasiat harus dilakukan dengan pertimbangan yang bijak, cermat dan sesuai visi dan misi museum, karena seringkali museum mendapatkan kesulitan dalam penyimpanan dan penyajiannya di kemudian hari.

2. Administrasi Koleksi

Pengeloaan koleksi memerlukan administrasi yang baik dan memenuhi persyaratan yang mutakhir. Adapun yang dimaksud dengan administrasi koleksi adalah suatu tata tertib dalam tata laksana secara sistematis bagi objek museum. Administrasi koleksi juga merupakan suatu proses pengelolaan koleksi dan segenap kegiatan dalam pengelolaan koleksi untuk mencapai tujuan museum sesuai dengan visi dan misi museum. Administrasi koleksi sering dikaitkan dengan kegiatan tata usaha dalam pengelolaan koleksi, yaitu kegiatan penyelenggaraan urusan tulis-menulis, dokumentasi dan kearsipan dalam pengelolaan koleksi.

Kegiatan adminstrasi koleksi akan berjalan dengan baik bila dilengkapi dengan peralatan administrasi. Peralatan administrasi pengelolaan koleksi adalah kelengkapan administrasi untuk mengelola koleksi museum. Kelengkapan itu biasanya berupa formulir-formulir yang digunakan untuk catatan kondisi, buku-buku catatan/laporan keluar-masuk koleksi dan buku catatan laporan kegiatan. Formulir-formulir administrasi yang diperlukan untuk perencanaan, pelaporan kegiatan dan untuk bahan evaluasi antara lain adalah sebagai berikut (Anonim, 1989-90:45):

• formulir berita acara pemeriksaan koleksi yang dibuat oleh seksi koleksi.  Sebelum menyerahkan koleksi yang akan dipamerkan kepada seksi penyajian atau dikonservasi, seksi penyajian/konservasi perlu membuat berita acara yang sama kepada seksi koleksi pada saat pengembalian koleksi. Formulir berita acara tersebut juga dibuat bila museum akan mengadakan transaksi pembelian, penukaran dan peminjaman koleksi untuk berbagai keperluan seperti pameran temporer.
• formulir berita acara serah terima koleksi yang dibuat oleh seksi koleksi yang telah menerima atau menyerahkan koleksi.
• buku penerimaan koleksi yang dipergunakan untuk mencatat setiap koleksi yang diterima. Buku ini mencatat kronologi koleksi berdasar hari/tanggal waktu koleksi itu diterima. Buku ini wajib dimiliki oleh setiap seksi.
• kartu koleksi/kartu katalog/kartu tik yang memuat data tentang kelompok koleksi. Disusun dan disimpan di dalam laci kartu yang diletakkan pada gudang koleksi atau dalam ruangan seksi koleksi. Kartu ini berfungsi untuk menunjukkan adanya mutasi koleksi.
• buku pengeluaran koleksi yang terdapat pada seksi koleksi untuk mencatat koleksi-koleksi yang dikeluarkan dan ditulis secara kronologis menurut hari/tanggal pengeluaran.
• formulir tanda pengeluaran koleksi yang berfungsi sebagai surat pengantar dalam penyerahan koleksi dari seksi koleksi kepada seksi pemeliharaan koleksi/seksi penyajian/seksi bimbingan dan publikasi.

3. Dokumentasi

Dokumentasi objek museum adalah keterangan tertulis mengenai koleksi museum. Apabila objek museum tidak mempunyai keterangan tertulis, perlu dicari keterangan dengan jalan melaksanakan studi perbandingan koleksi. Studi ini menggunakan berbagai macam metode yang sesuai dengan kebutuhan seperti, penelitian secara tipologis, penelitian secara historis, penelitian secara stylishtic (ilmu tentang gaya bahasa) dan penelitian secara antropologis, dan sebagainya.

Setiap museum sebaiknya menetapkan sistem dokumentasi untuk melindungi data koleksi. Dokumentasi koleksi dibagi dalam tiga kategori umum, berikut ini (Anonim, 1996-97:47-53).

• Dokumentasi yang biasanya disertai fungsi registrasi. Dokumen utama ini merupakan status legal dari sebuah objek atau proses pinjam-meminjam di museum, serta objek yang berpindah-pindah dan dijaga di bawah pengawasan museum. Ciri dokumentasi registrasi yang baik adalah memasukan catatan dari dokumen resmi, seperti bukti legal kepemilikan atau pemilik objek sistem dokumentasi, yang berhubungan antara objek dengan nomor khusus. Selain itu, dokumentasi objek dalam pinjam-meminjam sebaiknya menunjukkan semua aktivitas objek tersebut sewaktu di bawah pengawasan museum.  Misalnya, nomor inventaris dan nomor pinjam-meminjam yang akan memberikan informasi objek atau lokasi yang terakhir.
• Dokumentasi yang disertai dengan fungsi kuratorial, yatu dokumentasi yang memberikan informasi lebih luas mengenai sebuah objek dan menempatkan objek pada tempat yang tepat dan penting di dalam kebudayaan dan ilmu pengetahuan.
• Dokumentasi koleksi sebaiknya dibuat tepat pada waktunya, disimpan di lokasi yang aman dan terpelihara dengan penerangan yang tepat, disertai dengan metode penyimpanan yang baik, dan bila perlu dibuat duplikat dokumentasi yang disimpan di luar museum. Pendokumentasian yang umum dilakukan di museum adalah pembuatan kartu tik.

4. Registrasi, Inventarisasi Dan Penelitian Koleksi

Pengertian registrasi dan inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan mengenai keadaan koleksi (keluar masuknya koleksi) serta pendeskripsian koleksi, baik secara verbal (tertulis) maupun pictorial (foto/gambar) yang diuraikan secara singkat dan jelas.

a. Registrasi

Registrasi adalah kegiatan pencatatan suatu benda ke dalam buku induk registrasi setelah benda tersebut ditentukan secara resmi menjadi koleksi museum. Pencatat registrasi koleksi disebut registrar. Pencatatan dilakukan pula terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan koleksi tersebut, seperti berita acara, surat wasiat, dan sebagainya. Hasil pencatatan ini sangat diperlukan untuk penelitian koleksi lebih lanjut, karena merupakan sumber informasi awal dari koleksi tersebut.

Registrasi juga diperlukan dalam proses pinjam-meminjam untuk koleksi yang sedang mengalami pengujian atau identifikasi. Registrasi ini disusun untuk membantu inspeksi secara periodik terhadap koleksi untuk menjamin penanganan koleksi tersebut. Di samping itu, regristrasi digunakan untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki. Dengan registrasi tersebut, museum dapat terhindar dari upaya adanya penipuan atau pengakuan dari seseorang atas kepemilikan koleksi tersebut.

Data koleksi yang dicatat dalam buku registrasi memiliki format sebagai berikut:

• nomor registrasi
• nomor invetarisasi
• nama koleksi (umum atau khusus)
• uraian singkat
• tempat pembuatan
• cara perolehan
• ukuran
• tanggal/tahun masuk
• harga
• keterangan

b. Inventarisasi

Inventarisasi merupakan suatu kegiatan pencatatan ke dalam buku inventarisasi koleksi benda-benda yang dijadikan koleksi museum. Data inventarisasi biasanya didapatkan dari buku registrasi. Selain dicatat dalam buku inventarisasi, setiap koleksi juga harus dibuatkan kartu inventarisasi.

Kegiatan inventarisasi koleksi meliputi pemberian nomor, klasifikasi koleksi, dan identifikasi koleksi. Kurator, dalam melaksanakan inventarisasi, bekerjasama dengan Bagian Registrasi, Dokumentasi, dan Konservasi untuk mengetahui keadaan koleksi. Koleksi yang telah diinventarisasi akan lebih baik jika dicatat dalam sebuah katalog koleksi dengan menggunakan teknologi informasi untuk memberikan informasi yang lengkap dan mudah diakses. Data koleksi yang dicatat dalam buku inventarisasi meliputi:

• nomor registrasi
• nomor inventarisasi
• nama koleksi
• uraian singkat
• tempat pembuatan
• tempat perolehan
• cara perolehan
• ukuran
• tanggal/tahun masuk

keterangan

Keterangan tentang data koleksi yang dicatat dalam buku dan kartu inventarisasi berbeda dengan data koleksi yang ditulis dalam buku dan kartu registrasi. Hal ini karena dalam buku dan kartu inventarisasi tidak mencantumkan harga, tetapi uraian koleksi lebih lengkap daripada buku registrasi (Anonim, 1996-97:53). Dalam kegiatan registrasi dan inventarisasi dilakukan hal-hal sebagai berikut ini.

Penomoran

Koleksi yang diregistrasi dan diinventarisasi diberi nomor registrasi dan inventarisasi. Penomoran ini digunakan untuk mengamankan dan mempermudah dalam pengelolaan koleksi. Penomoran pada registrasi koleksi adalah penomoran kepada seluruh koleksi museum secara berurutan berdasarkan masuknya koleksi ke museum. Sementara itu, penomoran inventarisasi koleksi didasarkan kepada jenis klasifikasi dan jumlah koleksi dalam satu jenis klasifikasi koleksi, kemudian diikuti oleh nomor urut koleksi dalam satu jenis klasifikasi.

Klasifikasi

Klasifikasi merupakan pengelompokan koleksi berdasarkan kriteria tertentu, yaitu menurut disiplin ilmu, subdisiplin ilmu, serta berdasarkan jenis, bahan, asal daerah, dan kronologi. Tujuan klasifikasi adalah untuk menciptakan pengelompokan dan mempermudah dalam pengelolaan dan penelitian koleksi sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan pendidikan, studi dan rekreasi.

Katalogisasi Koleksi

Katalogisasi koleksi merupakan kegiatan merekam data intern koleksi museum, yang dilakukan baik secara verbal maupun visual, dengan menguraikan identifikasi koleksi pada lembaran kerja yang mempunyai format tertentu. Katalogisasi bertujuan untuk menghasilkan kartu katalogus koleksi yang berisi bahan informasi tentang koleksi dan latar belakangnya secara lengkap sehingga dapat dijadikan sumber penelitan dan bahan publikasi. Setiap kartu katalog hanya mencatat satu benda atau satu kelompok kesatuan kecil saja. Daftar informasi yang tercantum di dalam kartu katalog koleksi, antara lain:

• nama dan alamat museum
• nama benda
• deskripsi, disusun sesingkat mungkin dan sejelas mungkin
• ukuran dan timbangan
• tempat asal
• kurun waktu/zaman
• cara mendapatkannya/pengadaannya
• tanggal pengadaannya
• lokasi penyimpanan di museum
• referensi publikasi/informasi
• keterangan lain-lain

Kartu katalog tersebut sebaiknya dibuat dalam rangkap ganda. Satu set pertama disusun secara berurutan dan disimpan dalam buku jepitan yang mudah dipasang dan dibongkar (untuk mengantisipasi apabila ada penambahan data di kemudian hari). Set yang kedua disimpan dalam filing cabinet untuk katalog subjek. Katalog subjek adalah katalog yang mengklasifikasikan koleksi berdasarkan identitas koleksi. Agar administrasi koleksi berjalan tertib serta untuk mengamankan bentuk fisik koleksi, maka pengelola koleksi harus bekerjasama dengan pihak registrar, konservator, preparator, dan petugas satpam.

• Pengukuran Koleksi

Pengukuran koleksi dilakukan oleh petugas museum, baik pada saat benda akan dijadikan koleksi maupun sesudah menjadi koleksi museum. Pengukuran dilakukan oleh petugas survei museum, registrar dan kurator.

• Pemotretan Koleksi

Pemotretan koleksi dilakukan mulai dari saat pengadaan koleksi (untuk laporan), dokumentasi dalam pengelolaan koleksi museum, hingga pada setiap koleksi yang akan dan sudah dikonservasi atau direstorasi. Pemotretan koleksi dapat menggunakan film hitam putih, berwarna, atau slide.

• Berita Acara

Berita acara adalah sebuah keterangan resmi tentang status atau keberadaan sebuah  koleksi. Berita acara biasanya dibuat dengan pihak luar atau di antar penanggungjawab pengelola koleksi di museum. Berita acara dikirimkanoleh tim pengadaan koleksi kepada bagian koleksi, kemudian dari bagian koleksi ke bagian preparasi, untuk disajikan atau disimpan di gudang.

b. Penelitian Koleksi

Terdapat dua macam subyek penelitian di museum, yaitu subyek penelitian yang bersumber pada masalah-masalah yang berkaitan dengan koleksi museum dan yang bersumber pada masalah bahan koleksi yang berkaitan dengan pengembangan museum. Sehubungan dengan penelitian di museum, terdapat aturan-aturan yang mengikat pengelola museum, yaitu:

• setiap penelitian harus sejalan dengan visi dan misi museum
• setiap penelitian harus berdasarkan pada tugas pokok dan fungsi museum
• penelitian di museum harus dilakukan atas nama tim
• penarikan kesimpulan harus didiskusikan

Penelitian koleksi dilakukan oleh kurator museum. Dalam melakukan penelitian koleksi, peneliti harus memperhatikan acuan di bawah ini, agar validitas hasil penelitian bisa didapatkan. Acuan-acuan tersebut adalah:

• adanya permasalahan yang menjadikan koleksi sebagai data utama penelitian
• adanya penelitian secara fisik tehadap koleksi (pengukuran, penggambaran dan pemotretan)
• adanya pemecahan/pembahasan masalah yang berkenaan dengan penelitian koleksi
• hasil penelitian dapat memberikan penjelasan yang lebih luas pada koleksi yang diteliti secara mandiri
• hasil penelitian dapat memberikan penjelasan secara lebih luas dalam konteks ilmu pengetahuan
• diharapkan akan muncul hipotesis atau bahkan teori baru berdasarkan penelitian yang dilakukan terhadap koleksi
• perolehan manfaat penelitian baik untuk masa kini maupun masa datang

Penelitian koleksi secara garis besar dapat dibagi menjadi 3 jenis, yaitu:

• Suatu penelitian terhadap koleksi sepenuhnya bertujuan untuk memberikan penjelasan tentang riwayat koleksi itu sendiri
• Penelitian tentang suatu koleksi dengan tujuan untuk menguraikan peranan suatu koleksi yang lebih luas dalam kerangka sejarah
• Penelitian terhadap koleksi dengan tujuan hanya sebagai data pendukung dari suatu kajian peristiwa sejarah yang pernah terjadi

5. Penyajian dan penyimpanan koleksi

Koleksi-koleksi yang dimiliki oleh sebuah museum perlu dipamerkan kepada umum. Agar pameran ini dapat menarik perhatian pengunjung, perlu dilakukan penataan yang baik. Untuk kegiatan ini, kurator dapat bekerjasama dengan Bagian Preparasi. Koleksi yang tidak dipamerkan harus disimpan dengan baik di ruangan penyimpanan (storage). Agar tidak terjadi kebosanan pada pengunjung, perlu diadakan pergantian koleksi yang dipamerkan dengan yang disimpan. Koleksi yang berada baik di ruang pamer maupun di ruang simpan harus cukup terlindung dari api, coretan dan bencana alam. Untuk itu, perlu ditetapkan prosedur penanganan dalam keadaan darurat.

6. Reproduksi Koleksi

Koleksi yang bersifat menarik dan langka, atau replikanya ingin dimiliki museum atau institusi lain, perlu direproduksi dengan pembuatan replika koleksi tersebut. Dalam hal ini, kurator dapat bekerjasama dengan Bagian Reproduksi. Koleksi masterpiece sebaiknya dibuatkan replika, dan koleksi yang asli disimpan di tempat penyimpanan yang memenuhi syarat dan harus dirahasiakan oleh museum yang bersangkutan. Replika juga bisa digunakan untuk keperluan pendidikan anak-anak agar anak-anak dapat memegang atau meraba koleksi tanpa harus cemas akan menimbulkan kerusakan pada koleksi. Namun, perlu juga untuk dijelaskan bahwa benda itu adalah replika. Dalam teknik pembuatan replika perlu dipilih teknik yang tidak bersifat destruktif, misalnya dalam pembuatan replika dengan bahan fiber, diupayakan agar tidak merusak dan merubah warna koleksi yang dipergunakan sebagai cetakannya.

7. Perawatan dan Perbaikan Koleksi

Koleksi yang dimiliki oleh sebuah museum, agar tetap terjaga kelestariannya, perlu diberi perawatan yang sesuai dengan karakteristik dan material koleksi tersebut. Dalam hal ini, kurator bekerjasama dengan Bagian Konservasi. Selain konservasi, tindakan pencegahan terhadap kerusakan koleksi atau preservasi perlu dilakukan sehingga koleksi tetap terjaga kelestariannya. Dalam kegiatan tersebut, dituntut peran aktif konservator dan preservator. Keduanya diharuskan memiliki keahlian yang cukup tentang seni koleksi yang menjadi tanggungjawabnya sehingga tidak menggantungkan masalah kelestarian koleksi sepenuhnya kepada kurator. Dalam hal perawatan, konservator harus benar-benar yakin bahwa benda tersebut tidak akan rusak, misalnya hilangnya lapisan patina pada koleksi berbahan logam.

Selain itu, koleksi-koleksi yang mengalami kerusakan atau fragmentaris perlu diperbaiki atau direkonstruksi agar berbentuk seperti semula. Dalam kegiatan ini, kurator bekerjasama dengan Bagian Restorasi. Dalam proses merekonstruksi koleksi yang bersifat fragmentaris, sebaiknya kurator yang dibantu oleh Bagian Restorasi mengadakan studi perbandingan dengan koleksi lain yang masih utuh dan diperkirakan sejenis dengan koleksi tersebut agar proses rekonstruksi memiliki acuan. Rekonstruksi hendaknya dilakukan di atas kertas terlebih dahulu sebelum dilakukan restorasi terhadap koleksi.

8. Penginformasian Koleksi Kepada Masyarakat

Museum di Indonesia didirikan dengan tujuan untuk menciptakan lembaga yang melakukan pelestarian warisan budaya dalam arti yang luas, bukan hanya melestarikan fisik benda-benda warisan budaya tetapi juga melestarikan makna yang terkandung di dalam benda-benda itu dalam sistem nilai dan norma. Dengan demikian, warisan budaya yang diciptakan pada masa lampau tidak terlupakan sehingga warisan budaya tersebut dapat dijadikan sarana untuk memperkenalkan akar kebudayaan nasional dan dapat dijadikan sebagai bahan untuk menyusun kebudayaan nasional. Museum sangat berperan dalam pengembangan kebudayaan nasional, terutama dalam pendidikan nasional, karena museum menyediakan sumber informasi yang meliputi segala aspek kebudayaan dan lingkungan yang dibudidayakan oleh manusia. Pada prinsipnya museum, sebaiknya menyediakan berbagai macam sumber inspirasi inovatif yang dibutuhkan dalam pembangunan nasional serta memberikan nuansa rekreatif bagi pengunjungnya.

9. Kebijakan Meminjamkan dan Meminjam Koleksi

Terdapat dua macam jenis pinjam-meminjam dalam pengelolaan museum, yaitu meminjam ke dalam dan meminjamkan keluar. Dalam hal ini, peminjam dan pemilik menyetujui perjanjian pinjam-meminjam sebagai hal yang isinya perlu dijelaskan dan disetujui. Sesudah itu, jika koleksi cukup langka dan bernilai indah, biasanya pemilik menginginkan jaminan yang benar-benar memadai. Setiap museum sebaiknya telah memiliki standar formulir perjanjian pinjam-meninjam (loan agreement) yang berisi perjanjian kontrak yang lengkap dan jelas. Dalam meminjamkan koleksi keluar, pihak museum mengharapkan untuk meminjamkan koleksinya hanya kepada instansi yang sama. Hal itu disebabkan koleksi yang dipinjamkan akan dilindungi kondisi lingkungan instansi yang sama tersebut secara baik dan bisa menjamin tindakan pengamanan yang memadai. Di samping itu, instansi yang sama tersebut juga mampu memberikan kesempatan penelitian atas benda-benda tersebut dan memberikan kesempatan kepada publik untuk melihat obyek tersebut serta mencegah penggunaan koleksi untuk tujuan pribadi.

10. Pengurangan Koleksi

Pengurangan koleksi tidak seluruhnya salah. Ada banyak alasan mengapa museum melakukan pengurangan, antara lain karena masalah tempat, biaya perawatan, gudang, penyakit, sebagian besar hilang atau kondisi koleksi yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.

Terdapat beberapa dasar pertimbangan di dalam menetapkan kriteria pengurangan. Kriteria-kriteria tersebut adalah sebagai berikut.

• Adanya batasan-batasan yang mungkin untuk melarang pengurangan serta prosedur untuk memutuskan hal itu.
• Pengurangan dapat dilakukan apabila koleksi museum sudah tidak relevan atau berguna dalam kegiatan museum.
• Timbulnya bahaya pada koleksi museum karena ketidakmampuan merawatnya secara tepat.
• Kondisi koleksi museum yang semakin buruk.
• Adanya keraguan bahwa koleksi museum tersebut masih dapat digunakan di masa yang akan datang.
• Museum memiliki koleksi yang melimpah, akan tetapi tidak didukung oleh daya tampung tempat penyimpanannya.
• Untuk melengkapi koleksi lainnya untuk tujuan museum selanjutnya, biasanya dengan melakukan tukar-menukar obyek.
• Mempertimbangkan perhatian dan reaksi masyarakat.

Dalam kegiatan pengurangan koleksi museum, sebaiknya disebutkan secara jelas prosedur yang menyertai tindakan pengurangan koleksi, seperti siapa yang membuat keputusan akhir, dokumentasi apa yang harus dibuat, kapan dibuatnya dan oleh siapa. Sewaktu keputusan pengurangan obyek dari koleksi diambil, harus diperhatikan hal-hal berikut ini.

• Cara yang tepat dalam tindakan pengurangan, misalnya menghadiahkan kepada museum lain.
• Merencanakan penggunaan koleksi museum yang semakin rusak atau buruk keadaannya untuk kepentingan lain, seperti riset, eksperimen dan sebagainya.
• Mempertimbangkan kepentingan lokal atau nasional yang akan menunjukkan keberatan dalam memutuskan pengurangan koleksi.
• Mempertimbangkan cara pemberitahuan kepada pemberi sumbangan museum yang akan dikurangi bila pemberi tersebut masih hidup hal ini dilakukan sebagai penghormatan.

C. Penutup

Museum kini memiliki fungsi yang kompleks, yakni sebagai media komunikasi dan informasi yang multifungsional. Museum masa kini identik dengan sebuah perusahaan yang dilengkapi sarana dan prasarana. Ruangan koleksi dalam museum perlu dikelola seteliti mungkin dengan perlengkapan teknologi mutakhir di bidang preservasi. Museum kini juga perlu dilengkapi laboratorium konservasi dengan metode penyajian yang sesuai dengan zaman. Seperti yang dikatakan oleh ahli museum Amerika Serikat, Paereker ((Anonim, 1996-97:5), yang menyatakan bahwa tugas utama museum adalah menafsirkan manusia, alam, dan hasil karyanya. Hal ini membuat museum memiliki peran dalam membentuk cermin positif kebudayaan dan peradaban manusia sehingga kegiatan dalam museum masa perlu diarahkan untuk kegiatan riset guna menyambung suatu mata rantai kebudayaan yang tidak putus. Oleh karena itu, museum kini tidak dapat dikelola secara ekslusif atau berdiri sendri, tetapi semua kini melibatkan jaringan hubungan kerja dengan masyarakat maupun dunia pendidikan.

Daftar Refensi

Buku

• Sayamsir Alam. 1989/1990 “Inventarisasi Koleksi”, dalam Museografi Jilid XIX No. 2, Jakarta, Debdikbud.
• Anonim, 1989/1990. Museum di Indonesia, Jakarta, Debdikbud.
• Depdikbud, Jakarta.
• ______, 1996/1997. Bunga Rampai Permuseuman, Jakarta, Debdikbud.
• ______, 1993/1994. Menjadi Pembimbing atau Pemandu Di Museum, Jakarta, Debdikbud.
• Arifin Pramono. 1989/1990.  “Manajemen Koleksi”, dalam Museografi Jilid XIX No. 2, Debdikbud, Jakarta.
• Mohamad Amir Sutaarga. 1965 Capita Selecta Museografi dan Museologi, Jakarta.
• ___________________. 1991 Studi Museologia, Depdikbud, Jakarta.
• ___________________. 1989/1990 Pedoman Penyelenggaraan dan Pengelolaan Museum, Depdikbud, Jakarta.

Sumber Internet

http://wisatamelayu.com/

“Museum Nasional Republik Indonesia,” artikel tersebut diunduh pada tanggal 27 Desember 2010, dari: http://id.wikipedia.org

• “Festival Museum Nusantara,” artikel tersebut diunduh pada tanggal 07 Januari 2010, dari: http://khai.yehia.org
• “Bagaimana Mendirikan Museum,” artikel tersebut diunduh pada tanggal 09 Januari 2010, dari: http://www.budpar.go.id